Criticità e Controllo: Come Gestire Lamentele, Danni e Verifiche del Servizio
Anche con il miglior piano delle pulizie e la ditta più rinomata, possono sorgere criticità. L’amministratore deve avere un protocollo per gestire lamentele, verificare la qualità del servizio e intervenire in caso di inadempienze o danni.
Gestione delle Lamentele dei Condòmini
Le lamentele su sporcizia, cattivi odori o negligenze sono frequenti. L’amministratore deve:
- Standardizzare la Segnalazione: Creare un modulo (cartaceo o digitale) per ricevere reclami scritti, dettagliati (data, ora, luogo, problema) e firmati. Questo evita lamentele generiche e aiuta a individuare pattern ricorrenti.
- Verificare: Accertarsi personalmente o tramite un delegato dello stato dei fatti.
- Interagire con la Ditta: Inviare una comunicazione formale alla ditta appaltatrice, allegando le prove (foto, descrizioni) e chiedendo di sanare il problema entro un termine preciso, come previsto dal contratto.
Verifica della Qualità del Servizio
Il controllo non può essere casuale. È utile creare una checklist basata sul piano delle pulizie e effettuare ispezioni periodiche a sorpresa (ad esempio, a rotazione in giorni e orari diversi). Si controllano aree critiche come angoli, sotto gli scurapiedi, le ringhiere, l’interno dell’ascensore.
Gestione dei Danni
Se il personale addetto alle pulizie danneggia una proprietà comune (es. graffia un marmo, rompe un lampadario) o privata (es. un tappeto di un condomino lasciato fuori dalla porta), l’amministratore deve immediatamente:
- Documentare il danno con foto e un verbale.
- Coinvolgere la ditta appaltatrice, che è civilmente responsabile delle azioni dei suoi dipendenti. La ditta dovrà attivare la sua assicurazione RCT per il risarcimento.
- Nel caso di un collaboratore assunto direttamente, la responsabilità sarebbe del condominio, dimostrando l’importanza di una polizza assicurativa condominiale robusta.
Un controllo attento e una comunicazione chiara con il fornitore sono essenziali per garantire che il servizio, per il quale la comunità paga, venga effettivamente erogato agli standard pattuiti.
